Personnel : un domaine à part entière pour vos collaborateurs
Matériel remis, intégration, entretiens annuels, points d'attention et comptes des collaborateurs sont désormais réunis au même endroit – avec une vue d'ensemble de ce qui reste ouvert pour chacun.
Le domaine « Personnel » s'active sous Paramètres → Domaines. La vue d'ensemble montre pour chaque personne ce qui reste ouvert : données manquantes, matériel remis, l'entretien annuel de l'année et ce qu'elle doit à l'entreprise. Seuls le titulaire, les collaborateurs ayant le rôle RH et la fiduciaire voient ce domaine ; la fiduciaire ne voit pas les points d'attention.
Sous Matériel remis, vous saisissez les outils, clés, ordinateurs portables, téléphones, badges d'accès et véhicules. Chaque remise et chaque restitution est enregistrée avec sa date, et une liste de contrôle fixe ce qu'une nouvelle personne reçoit. Avant un départ, Kundenbox indique ce qui doit encore être restitué – dès 30 jours avant le dernier jour de travail.
L'intégration vous guide pas à pas à travers tout ce dont les salaires, l'autorisation de séjour et les urgences ont besoin, et indique ce qui manque encore. La nouvelle personne peut aussi remplir elle-même ses données personnelles, sa pièce d'identité, sa famille, ses contacts d'urgence et ses coordonnées bancaires, via un lien valable 30 jours ; le bureau vérifie les données et les reprend. Les scans des pièces d'identité sont enregistrés de manière chiffrée et supprimés six mois après la sortie.
Pour l'entretien annuel, Kundenbox rassemble l'année d'une personne : temps de travail et heures supplémentaires, vacances, absences, mandats et Rapports, autorisations et qualifications. Vous consignez les objectifs et les accords pendant l'entretien. Une fois l'entretien partagé, la personne le voit sous « Mon salaire », peut le commenter et le signer.
Sous Points d'attention, Kundenbox signale les occasions d'un entretien : beaucoup d'heures supplémentaires, des vacances non prises, une durée maximale de travail ou un temps de repos dépassés, des absences courtes fréquentes, une saisie du temps manquante et des autorisations ou pièces d'identité arrivant à échéance. Un point d'attention discuté reste discret jusqu'à ce que sa valeur change nettement.
Sous Comptes des collaborateurs, vous saisissez ce que les collaborateurs doivent à l'entreprise : amendes, prélèvements privés et avances. Pour une amende sur un véhicule de l'entreprise, Kundenbox propose qui conduisait, d'après la remise du véhicule, les saisies de temps et les rendez-vous – une personne doit le confirmer. Si vous calculez les salaires dans Kundenbox, le prochain calcul des salaires propose la retenue ; rien n'est retenu sans confirmation, et lors de la validation Kundenbox vous avertit si une retenue descendait sous le minimum vital.